Temporalidade de Documentos

GESTÃO DOCUMENTAL NO ESTADO DO MATO GROSSO DO SUL

Para garantir maior eficiência e transparência na gestão e acesso a documentos de órgãos e entidades estaduais, o Governo de Mato Grosso do Sul, por meio da Secretaria de Estado de Administração e Desburocratização e da Superintendência de Gestão Documental, tem desenvolvido a Gestão de Documentos, em conformidade com o que determina a legislação federal.

Em seu art. 216, § 2º, a Constituição Federal de 1988 dispõe que “cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem”. Já a Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, preconiza a revitalização dos serviços arquivísticos do poder público por meio de programas de gestão de documentos, que reúnam procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos.

Assim, o trabalho realizado pelo governo de MS tem como objetivo proporcionar à administração pública estadual maior eficácia na realização de suas atividades com a melhoria dos serviços arquivísticos.

Classificação e guarda dos documentos

A classificação e avaliação dos documentos são instrumentos que auxiliam na execução das atividades de gestão, e sendo a base para a elaboração do Plano de Classificação e das Tabelas de Temporalidade de Documentos de Arquivo.

Como instrumentos de gestão, foram elaborados o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo das atividades-meio e atividades-fim.

O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo é um esquema de distribuição numérico que classifica os documentos, agrupando-os sob o mesmo tema, relacionando-os às classes e subclasses, aos assuntos, as espécies documentais produzidas e recebidas pelos órgãos e entidades estaduais.

A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo é o instrumento resultante da atividade de avaliação dos documentos produzidos e recebidos dos órgãos e entidades do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso do Sul, definindo os prazos de guarda e destinação final desses documentos.

As Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio e Atividades-Fim são estruturadas por “classes”, “subclasses”, “assuntos” e “espécies documentais”, acrescidas dos campos de “prazo de guarda”, “destinação” e “observações”.

Nas Tabelas de Temporalidade de Documentos de Arquivo relativos à administração pública estadual, foram definidos quais documentos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento poderão ser eliminados ou destinados aos arquivos intermediários e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração que os gerou e para a sociedade.

Para garantir sua atualização frente às constantes transformações da administração pública, a Tabela de Temporalidade de Documentos requer revisões e alterações periódicas. Assim, o modelo elaborado prevê adaptações conforme as novas necessidades, em função dos conjuntos documentais produzidos e recebidos.

A realização da gestão de documentos desenvolvidos neste Estado está em conformidade com as determinações legais que dispõem sobre as responsabilidades do Poder Público em relação à gestão e à proteção especial aos documentos de arquivo, bem como com as disposições sobre a responsabilidade do agente público pela preservação adequada dos documentos produzidos, recebidos e acumulados no exercício de seu cargo ou função, ou deles decorrentes.

DIRETRIZES SOBRE A POLÍTICA DE ARQUIVOS PÚBLICOS DO ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL(Legislação)

Política de Arquivos Públicos do Estado de MS Decreto n. 13.664/2013
Decreto n. 13.957/2014
Oficialização da Eliminação de Documentos Decreto n. 13.664/2013, Anexos I, II e III
Códigos de Classificação de Documentos de Arquivo dos Órgãos e Entidades do Poder Executivo do Estado de MS Decreto n. 13.796/2013
DO n. 8.582/2013
Correspondência utilizada entre as Comissões de Avaliação de Documentos Resolução SAD n. 38/2013
Destinação dos documentos públicos de Entidades Estaduais em processo de extinção, em liquidação ou em transformação e das Pessoas Jurídicas de direito privados sucessoras de Empresas Públicas Decreto n. 13.881/2014

ATIVIDADES-MEIO

Plano de Classificação de Documentos, Tabela de Temporalidade de Documentos e Índice Decreto n. 14.670/2017, publicado no DOE n. 9.360 suplemento, de 2 de março de 2017

ATIVIDADES-FIM

CÓD. ORGÃO/ENTIDADE Plano de Classificação de Documentos, Tabela de Temporalidade de Documentos e Índice
10 AGEPAN – Agência Estadual de Regulamentação dos Serviços Públicos de Mato Grosso do Sul Res. Conjunta SAD/AGEPAN n. 1. DO n. 8.793/2014, publicado em 6 de novembro de 2014
11 FERTEL – Fundação Estadual Jornalista Luiz Chagas de Rádio e Televisão Educativa de Mato Grosso do Sul Em Andamento
12 FCMS – Fundação de Cultura de Mato Grosso do Sul Res. Conjunta SAD/FCMS n. 1. DO n. 8.726/2014, publicado em 30 de julho de 2014
13 FUNDESPORTE – Fundação de Desporto e Lazer de Mato Grosso do Sul Res. Conjunta SAD/FUNDESPORTE n. 1 DO n. 8.802/2014, publicado em 19 de novembro de 2014
14 ESCOLAGOV – Fundação Escola de Governo de Mato Grosso do Sul Res. Conjunta SAD/ESCOLAGOV n. 1. DO n. 8.730/2014, publicado em 5 de agosto de 2014
15 AGIOSUL – Agência Estadual de Imprensa Oficial Res. Conjunta SAD/AGIOSUL n.1. DO n. 8.721/2014, publicado em 23 de julho de 2014
16 AGEPREV – Agência de Previdência Social de Mato Grosso do Sul Res. Conjunta SAD/AGEPREV n. 1, DO n. 8.808/2014, publicado em 27 de novembro de 2014
17 SEMAC – Secretaria de Estado do Meio Ambiente, do Planejamento, da Ciência e Tecnologia Res. Conjunta SAD/SEMAC n. 1. DO n. 8.694/2014, publicado em 11 de junho de 2014
18 FUNDECT – Fundação de Apoio ao Desenvolvimento da Ciência e Tecnologia do Estado de Mato Grosso do Sul Res. Conjunta SAD/FUNDECT n. 1. DO n. 8.797/2014, publicado em 13 de novembro de 2014
19 IMASUL – Instituto de Meio Ambiente de Mato Grosso do Sul Res. Conjunta SAD/IMASUL n. 1. DO n. 8.722/2014, publicado em 24 de julho de 2014
20 SEINFRA/ SEOP – Secretaria de Estado de Infraestrutura Res. Conjunta SAD/SEOP n. 1, DO n. 8.807/2014, publicado em 26 de novembro de 2014
21 AGESUL – Agência Estadual de Gestão de Empreendimentos Res. Conjunta SAD/AGESUL n. 1, DO 8.810/2014, publicado em 1 de dezembro de 2014
22 SEHAB/SEHAC – Secretaria de Estado de Habitação Res. Conjunta SAD/SEHAB n. 1. DO n. 9.303/2016, publicado em 9 de dezembro de 2016
23 AGEHAB – Agência de Habitação Popular do Estado de Mato Grosso do Sul Res. Conjunta SAD/AGEHAB n. 1. DO n. 8.691/2014, publicado em 6 de junho de 2014
24 SEPROTUR – Secretaria de Estado de Desenvolvimento Agrário, da Produção, da Indústria, do Comércio e do Turismo Res. Conjunta SAD/SEPROTUR n. 2. DO n. 8.722/2014, publicado em 24 de julho de 2014
25 AEM-MS – Agência Estadual de Metrologia Res. Conjunta SAD/AEM-MS n. 1. DO n. 8.919/2015, publicado em 14 de maio de 2015
26 IAGRO – Agência Estadual de Defesa Sanitária, Animal e Vegetal Res. Conjunta SAD/IAGRO n. 2. DO n. 9.325/2017, publicado em 10 de janeiro de 2017  
27 JUCEMS – Junta Comercial do Estado de Mato Grosso do Sul Em Andamento
28 FUNDTUR – Fundação de Turismo de Mato Grosso do Sul Res. Conjunta SAD/FUNDTUR n. 1. DO n. 8.800/2014, publicado em 18 de novembro de 2014
29 AGRAER – Agência de Desenvolvimento Agrário e Extensão Rural Res. Conjunta SAD/AGRAER n. 1. DO n. 8.812/2014, publicado em 3 de dezembro de 2014
30 MSMINERAIS – Empresa de Gestão de Recursos Minerais Res. Conjunta SAD/SEPROTUR n. 2. DO n. 8.722/2014
31 SEDHAST/ SETAS – Secretaria de Estado de Direitos Humanos, Assistência Social e Trabalho Res. Conjunta SAD/SETAS n. 2. DO n. 8.717/2014, publicado em 17 de julho de 2014
32 PROCON – Superintendência de Proteção e Defesa do Consumidor Res. Conjunta SAD/SETAS n. 4, DO n. 8.803/2014, publicado em 20 de novembro de 2014
33 FUNTRAB – Fundação de Trabalho de Mato Grosso do Sul Res. Conjunta SAD/FUNTRAB n. 1. DO n. 8.816/2014, publicado em 9 de dezembro de 2014
34 SED – Secretaria de Estado de Educação Em Andamento
35 FUNDED – Fundação Estadual de Educação Em Andamento
36 UEMS – Fundação Universidade Estadual de Mato Grosso do Sul Em Andamento
37 SES – Secretaria de Estado de Saúde Em Andamento
38 FUNSAU – Fundação Serviços de Saúde de Mato Grosso do Sul Res. Conjunta SAD/FUNSAU n. 1. DO n. 8.765/2014, 25 de setembro de 2014
39 SEJUSP – Secretaria de Estado de Justiça e Segurança Pública Em Andamento
40 PMMS – Polícia Militar do Estado de Mato Grosso do Sul Res. Conjunta SAD/SEJUSP/PMMS n. 1. DO n. 8.767/2014, publicado em 29 de setembro de 2014
41 CBMMS – Corpo de Bombeiros Militar de Mato Grosso do Sul Res. Conjunta SAD/SEJUSP/CBMMS n. 1. DO n. 8.790/2014, publicado em 3 de outubro de 2014
42 DGPC – Delegacia-Geral da Polícia Civil Res. Conjunta SAD/SEJUSP/DGPC n. 1. DO n. 8.738/2014, publicado em 15 de agosto de 2014
43 CGP – Coordenadoria Geral de Perícias de Mato Grosso do Sul Res. Conjunta SAD/SEJUSP/CGP n. 1. DO n. 8.678/2014, publicado em 20 de maio de 2014
44 AGEPEN – Agência Estadual de Administração do Sistema Penitenciário Em Andamento
45 DETRAN – Departamento Estadual de Trânsito de Mato Grosso do Sul Res. Conjunta SAD/DETRAN n. 1. DO n. 8.773/2014, publicado em 7 de outubro de 2014
46 MSGÁS – Companhia de Gás do Estado de Mato Grosso do Sul Em Andamento
47 SEFAZ – Secretaria do Estado de Fazenda Res. Conjunta SAD/SEFAZ n. 4. DO n. 9.466/2017 suplemento, publicado em 7 de agosto de 2017
48 CIOPS – Centro Integrado de Operações de Segurança Res. Conjunta SAD/SEJUSP n. 2. DO n. 9.518/2017, publicado em 25 de outubro de 2017
49 SECC – Secretaria de Estado de Cultura e Cidadania Em Andamento
50 SEMADE – Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Desenvolvimento Econômico Em Andamento
51 SEPAF – Secretaria de Estado de Produção e Agricultura Familiar Em Andamento
52 SANESUL – Empresa de Saneamento de Mato Grosso do Sul Sociedade Anônima Res. Conjunta SAD/SANESUL n. 1. DO n. 9.449/2017 suplemento, publicado em 13 de julho de 2017

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