GESTÃO DOCUMENTAL NO ESTADO DO MATO GROSSO DO SUL
Para garantir maior eficiência e transparência na gestão e acesso a documentos de órgãos e entidades estaduais, o Governo de Mato Grosso do Sul, por meio da Secretaria de Estado de Administração e Desburocratização (SAD) e da Coordenadoria Especial de Gestão Documental (CEGD), tem desenvolvido a Gestão de Documentos, em conformidade com o que determina a legislação federal e estadual.
Em seu art. 216, § 2º, a Constituição Federal de 1988 dispõe que “cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem”. A Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, preconiza a revitalização dos serviços arquivísticos do poder público por meio de programas de gestão de documentos, que reúnam procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos.
Assim, o trabalho realizado pelo governo de MS tem como objetivo proporcionar à administração pública estadual maior eficácia na realização de suas atividades com a melhoria dos serviços arquivísticos.
Classificação e guarda dos documentos
A classificação e avaliação dos documentos são instrumentos que auxiliam na execução das atividades de gestão, e sendo a base para a elaboração dos Planos de Classificação e das Tabelas de Temporalidade de Documentos de Arquivo.
Como instrumentos de gestão, foram elaborados os Planos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade de Documentos de Arquivo das atividades-meio e atividades-fim.
O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo é um esquema de distribuição numérico que classifica os documentos, agrupando-os sob o mesmo tema, relacionando-os às classes e subclasses, aos assuntos, aos tipos documentais produzidos e recebidos pelos órgãos e entidades do poder executivo estadual.
A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo é o instrumento resultante da atividade de avaliação dos documentos produzidos e recebidos dos órgãos e entidades do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso do Sul, definindo os prazos de guarda e destinação final desses documentos.
As Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio e Atividades-Fim são estruturadas por “classes”, “subclasses”, “assuntos” e “tipo documental”, acrescidas dos campos de “prazo de guarda”, “destinação” e “observações”.
Nas Tabelas de Temporalidade de Documentos de Arquivo relativos à administração pública estadual, foram definidos quais documentos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento poderão ser eliminados ou destinados aos arquivos intermediários e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração que os gerou e para a sociedade.
Para garantir sua atualização frente às constantes transformações da administração pública, as Tabelas de Temporalidade de Documentos requerem revisões e alterações periódicas. Assim, o modelo elaborado prevê adaptações conforme as novas necessidades, em função dos conjuntos documentais produzidos e recebidos.
A gestão de documentos desenvolvidos neste Estado está em conformidade com as determinações legais que dispõem sobre as responsabilidades do Poder Público em relação à gestão e à proteção especial aos documentos de arquivo, bem como com as disposições sobre a responsabilidade do agente público pela preservação adequada dos documentos produzidos, recebidos e acumulados no exercício de seu cargo ou função, ou deles decorrentes.
DECRETO
| Institui o Módulo Protocolo no Sistema de Comunicação Eletrônica (e-DOCMS) | Decreto n. 15.573/2020, publicado no DOE n. 10.363, de 29 de dezembro de 2020 |
MANUAL
| Manual de Normas e Procedimentos de Gestão de Protocolo | Anexo ao Decreto Nº 15.573, de 28 de dezembro de 2020 |
| Termos e formulários para download (Termo de encerramento de volume; Termo de abertura de volume; Termo de juntada por anexação; Termo de juntada por apensação; Termo de desapensação; Termo de desentranhamento; Termo de desmembramento; Termo de reconstituição de processo; Termo de reconstituição de volume; Termo de substituição de capa) | Termos e formulários para download |
DIRETRIZES SOBRE A POLÍTICA DE ARQUIVOS PÚBLICOS DO ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL (Legislação)
| Política de arquivos públicos dos orgãos e das entidades da Administração Direta e Indireta do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso do Sul | Decreto n. 15.876/2022 |
| Oficialização da Eliminação de Documentos: Relação de eliminação de documentos, Edital de ciência de eliminação de documentos e Termo de eliminação de documentos | Decreto n. 15.876/2022, Anexos I, II e III |
| Códigos de Classificação de Documentos de Arquivo dos órgãos e das entidades da Administração Direta, Autárquica e Fundacional do Poder Executivo Estadual | Decreto n. 15.075/2018 |
| Correspondência utilizada entre as Comissões de Avaliação de Documentos | Resolução SAD n. 38/2013 |
| Destinação dos documentos públicos de Entidades Estaduais em processo de extinção, em liquidação ou em transformação e das Pessoas Jurídicas de direito privados sucessoras de Empresas Públicas | Decreto n. 13.881/2014 |
ATIVIDADES-MEIO
| Plano de Classificação de Documentos, Tabela de Temporalidade de Documentos e Índice | Decreto n. 15.721/2021, publicado no DOE n.10.568 suplemento, de 12 de julho de 2021 |
ATIVIDADES-FIM
| CÓD. | ORGÃO/ENTIDADE | Plano de Classificação de Documentos, Tabela de Temporalidade de Documentos e Índice |
| 10 | AGEPAN - Agência Estadual de Regulamentação dos Serviços Públicos de Mato Grosso do Sul | Res. Conjunta SAD/AGEPAN n. 1. DO n. 8.793/2014, publicado em 6 de novembro de 2014 |
| 11 | FERTEL - Fundação Estadual Jornalista Luiz Chagas de Rádio e Televisão Educativa de Mato Grosso do Sul | Em Andamento |
| 12 | FCMS - Fundação de Cultura de Mato Grosso do Sul | Res. Conjunta SAD/FCMS n. 1. DO n. 8.726/2014, publicado em 30 de julho de 2014 |
| 13 | FUNDESPORTE - Fundação de Desporto e Lazer de Mato Grosso do Sul | Res. Conjunta SAD/FUNDESPORTE n. 1 DO n. 8.802/2014, publicado em 19 de novembro de 2014 |
| 14 | ESCOLAGOV - Fundação Escola de Governo de Mato Grosso do Sul | Res. Conjunta SAD/ESCOLAGOV n. 1. DO n. 8.730/2014, publicado em 5 de agosto de 2014 |
| 15 | AGIOSUL - Agência Estadual de Imprensa Oficial | Res. Conjunta SAD/AGIOSUL n.1. DO n. 8.721/2014, publicado em 23 de julho de 2014 |
| 16 | AGEPREV - Agência de Previdência Social de Mato Grosso do Sul | Res. Conjunta SAD/AGEPREV n. 1, DO n. 8.808/2014, publicado em 27 de novembro de 2014 |
| 17 | SEMAC - Secretaria de Estado do Meio Ambiente, do Planejamento, da Ciência e Tecnologia | Res. Conjunta SAD/SEMAC n. 1. DO n. 8.694/2014, publicado em 11 de junho de 2014 |
| 18 | FUNDECT - Fundação de Apoio ao Desenvolvimento da Ciência e Tecnologia do Estado de Mato Grosso do Sul | Res. Conjunta SAD/FUNDECT n. 1. DO n. 8.798/2014, publicado em 13 de novembro de 2014 |
| 19 | IMASUL - Instituto de Meio Ambiente de Mato Grosso do Sul | Res. Conjunta SAD/IMASUL n. 1. DO n. 8.722/2014, publicado em 24 de julho de 2014 |
| 20 | SEINFRA/ SEOP - Secretaria de Estado de Infraestrutura | Res. Conjunta SAD/SEOP n. 1, DO n. 8.807/2014, publicado em 26 de novembro de 2014 |
| 21 | AGESUL - Agência Estadual de Gestão de Empreendimentos | Res. Conjunta SAD/AGESUL n. 1, DO 8.810/2014, publicado em 1 de dezembro de 2014 |
| 22 | SEHAB/SEHAC - Secretaria de Estado de Habitação | Res. Conjunta SAD/SEHAB n. 1. DO n. 9.303/2016, publicado em 9 de dezembro de 2016 |
| 23 | AGEHAB - Agência de Habitação Popular do Estado de Mato Grosso do Sul | Res. Conjunta SAD/AGEHAB n. 1. DO n. 8.691/2014, publicado em 6 de junho de 2014 |
| 24 | SEPROTUR - Secretaria de Estado de Desenvolvimento Agrário, da Produção, da Indústria, do Comércio e do Turismo | Res. Conjunta SAD/SEPROTUR n. 2. DO n. 8.722/2014, publicado em 24 de julho de 2014 |
| 25 | AEM-MS - Agência Estadual de Metrologia | Res. Conjunta SAD/AEM-MS n. 1. DO n. 8.919/2015, publicado em 14 de maio de 2015 |
| 26 | IAGRO - Agência Estadual de Defesa Sanitária, Animal e Vegetal | Res. Conjunta SAD/IAGRO n. 3, DO n. 10.322, publicado em 12 de novembro de 2020 |
| 27 | JUCEMS - Junta Comercial do Estado de Mato Grosso do Sul | Em Andamento |
| 28 | FUNDTUR - Fundação de Turismo de Mato Grosso do Sul | Res. Conjunta SAD/FUNDTUR n. 1. DO n. 8.801/2014, publicado em 18 de novembro de 2014 |
| 29 | AGRAER - Agência de Desenvolvimento Agrário e Extensão Rural | Res. Conjunta SAD/AGRAER n. 2. DO n. 9.808/2018, publicado em 27 de dezembro de 2018 |
| 30 | MSMINERAIS - Empresa de Gestão de Recursos Minerais | Res. Conjunta SAD/SEPROTUR n. 2. DO n. 8.722/2014 |
| 31 | SEDHAST/ SETAS - Secretaria de Estado de Direitos Humanos, Assistência Social e Trabalho | Res. Conjunta SAD/SETAS n. 2. DO n. 8.717/2014, publicado em 17 de julho de 2014 |
| 32 | PROCON - Superintendência de Proteção e Defesa do Consumidor | Res. Conjunta SAD/SETAS n. 4, DO n. 8.803/2014, publicado em 20 de novembro de 2014 |
| 33 | FUNTRAB - Fundação de Trabalho de Mato Grosso do Sul | Res. Conjunta SAD/FUNTRAB n. 1. DO n. 8.816/2014, publicado em 9 de dezembro de 2014 |
| 34 | SED - Secretaria de Estado de Educação | Res. Conjunta SAD/SED n. 2. DO n. 9.752/2018 suplemento, publicado em 28 de setembro de 2018 |
| 35 | UEMS - Fundação Universidade Estadual de Mato Grosso do Sul | Res. Conjunta SAD/UEMS n. 1. DO n. 9.793/2018, publicado em 4 de dezembro de 2018 |
| 36 | Rede Hemosul | Em Andamento |
| 37 | SES - Secretaria de Estado de Saúde | Em Andamento |
| 38 | FUNSAU - Fundação Serviços de Saúde de Mato Grosso do Sul | Res. Conjunta SAD/FUNSAU n. 1. DO n. 8.765/2014, publicado em 25 de setembro de 2014 |
| 39 | SEJUSP - Secretaria de Estado de Justiça e Segurança Pública | Res. Conjunta SAD/SEJUSP n. 3. DO n. 9.699/2018, publicado em 18 de julho de 2018 |
| 40 | PMMS - Polícia Militar do Estado de Mato Grosso do Sul | Res. Conjunta SAD/SEJUSP/PMMS n. 1. DO n. 8.767/2014, publicado em 29 de setembro de 2014 |
| 41 | CBMMS - Corpo de Bombeiros Militar de Mato Grosso do Sul | Res. Conjunta SAD/SEJUSP/CBMMS n. 1. DO n. 8.790/2014, publicado em 3 de outubro de 2014 |
| 42 | DGPC - Delegacia-Geral da Polícia Civil | Res. Conjunta SAD/SEJUSP/DGPC n. 1. DO n. 8.738/2014, publicado em 15 de agosto de 2014 |
| 43 | CGP - Coordenadoria Geral de Perícias de Mato Grosso do Sul | Res. Conjunta SAD/SEJUSP/CGP n. 1. DO n. 8.678/2014, publicado em 20 de maio de 2014 |
| 44 | AGEPEN - Agência Estadual de Administração do Sistema Penitenciário | Res. Conjunta SAD/AGEPEN n. 1. DO n. 9.773/2018, publicado em 1 de novembro de 2018 |
| 45 | DETRAN - Departamento Estadual de Trânsito de Mato Grosso do Sul | Res. Conjunta SAD/DETRAN n. 1. DO n. 8.773/2014, publicado em 7 de outubro de 2014 |
| 46 | MSGÁS - Companhia de Gás do Estado de Mato Grosso do Sul | Em Andamento |
| 47 | SEFAZ - Secretaria do Estado de Fazenda | Res. Conjunta SAD/SEFAZ n. 4. DO n. 9.466/2017 suplemento, publicado em 7 de agosto de 2017 |
| 48 | CIOPS - Centro Integrado de Operações de Segurança | Res. Conjunta SAD/SEJUSP n. 2. DO n. 9.518/2017, publicado em 25 de outubro de 2017 |
| 49 | SECC - Secretaria de Estado de Cultura e Cidadania | Em Andamento |
| 50 | SEMAGRO - Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Desenvolvimento Econômico, Produção e Agricultura Familiar | Res. Conjunta SAD/SEMAGRO n. 1. DO n. 10.842/2022, publicado em 26 de maio de 2022 |
| 51 | SEPAF - Secretaria de Estado de Produção e Agricultura Familiar | Em Andamento |
| 52 | SANESUL - Empresa de Saneamento de Mato Grosso do Sul Sociedade Anônima | Res. Conjunta SAD/SANESUL n. 1. DO n. 9.449/2017 suplemento, publicado em 13 de julho de 2017 |
| 53 | CGE - Controladoria-Geral do Estado de Mato Grosso do Sul | Res. Conjunta SAD/CGE n. 1. DO n. 10.850/2022 Edição Extra, publicado em 2 de junho de 2022 |
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