Temporalidade de Documentos

Classificação e guarda dos documentos

A classificação e avaliação dos documentos são instrumentos que auxiliam na execução das atividades de gestão, e sendo a base para a elaboração dos Planos de Classificação e das Tabelas de Temporalidade de Documentos de Arquivo.

Como instrumentos de gestão, foram elaborados os Planos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade de Documentos de Arquivo das atividades-meio e atividades-fim.

O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo é um esquema de distribuição numérico que classifica os documentos, agrupando-os sob o mesmo tema, relacionando-os às classes e subclasses, aos assuntos, aos tipos documentais produzidos e recebidos pelos órgãos e entidades do poder executivo estadual.

A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo é o instrumento resultante da atividade de avaliação dos documentos produzidos e recebidos dos órgãos e entidades do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso do Sul, definindo os prazos de guarda e destinação final desses documentos.

As Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio e Atividades-Fim são estruturadas por “classes”, “subclasses”, “assuntos” e “tipo documental”, acrescidas dos campos de “prazo de guarda”, “destinação” e “observações”.

Nas Tabelas de Temporalidade de Documentos de Arquivo relativos à administração pública estadual, foram definidos quais documentos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento poderão ser eliminados ou destinados aos arquivos intermediários e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração que os gerou e para a sociedade.

Para garantir sua atualização frente às constantes transformações da administração pública, as Tabelas de Temporalidade de Documentos requerem revisões e alterações periódicas. Assim, o modelo elaborado prevê adaptações conforme as novas necessidades, em função dos conjuntos documentais produzidos e recebidos.

A gestão de documentos desenvolvidos neste Estado está em conformidade com as determinações legais que dispõem sobre as responsabilidades do Poder Público em relação à gestão e à proteção especial aos documentos de arquivo, bem como com as disposições sobre a responsabilidade do agente público pela preservação adequada dos documentos produzidos, recebidos e acumulados no exercício de seu cargo ou função, ou deles decorrentes.