Gestão de Documentos de Arquivo

Gestão Documental no Estado do Mato Grosso do Sul

Apresentação

A gestão de documentos no âmbito do Poder Executivo Estadual tem como finalidade assegurar a produção, tramitação, avaliação, classificação, conservação e destinação adequada dos documentos de arquivo, garantindo sua função como prova administrativa, legal e histórica, além de fonte de informação para a sociedade. Para isso, desenvolvem-se ações técnicas de natureza arquivística voltadas à padronização, sistematização e racionalização dos processos documentais, tanto em suporte físico quanto digital.

Entre suas atribuições, destacam-se a coordenação de programas de gestão documental, a orientação e consultoria técnica às Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo (CADA), a elaboração e aplicação dos Planos de Classificação e das Tabelas de Temporalidade. Também são promovidos mecanismos de preservação e conservação, o controle de protocolos e correspondências, além do acompanhamento da destinação do acervo documental em casos de extinção ou transformação de órgãos públicos, assegurando proteção e acesso contínuo à informação pública.

Diretrizes e Política de Arquivos

Política de arquivos públicos dos orgãos e das entidades da Administração Direta e Indireta do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso do Sul

Oficialização da Eliminação de Documentos: Relação de eliminação de documentos, Edital de ciência de eliminação de documentos e Termo de eliminação de documentos

Códigos de Classificação de Documentos de Arquivo dos órgãos e das entidades da Administração Direta, Autárquica e Fundacional do Poder Executivo Estadual

Correspondência utilizada entre as Comissões de Avaliação de Documentos

Destinação dos documentos públicos de Entidades Estaduais em processo de extinção, em liquidação ou em transformação e das Pessoas Jurídicas de direito privados sucessoras de Empresas Públicas

Sistemas Informatizados de Gestão de Documentos

Decretos

25-10-2023

e-MS – Sistema de Processos Eletrônicos

Decreto nº 16.307/2023

Acessar

Resolução

25-05-2026

e-MS – Gestão de processos administrativos e documentos eletrônicos

Resolução Conjunta SAD/SEGOV nº 2/2026

Acessar

Classificação e guarda dos documentos

A classificação e avaliação dos documentos são instrumentos que auxiliam na execução das atividades de gestão, e sendo a base para a elaboração dos Planos de Classificação e das Tabelas de Temporalidade de Documentos de Arquivo.

Como instrumentos de gestão, foram elaborados os Planos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade de Documentos de Arquivo das atividades-meio e atividades-fim.

O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo é um esquema de distribuição numérico que classifica os documentos, agrupando-os sob o mesmo tema, relacionando-os às classes e subclasses, aos assuntos, aos tipos documentais produzidos e recebidos pelos órgãos e entidades do poder executivo estadual.

A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo é o instrumento resultante da atividade de avaliação dos documentos produzidos e recebidos dos órgãos e entidades do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso do Sul, definindo os prazos de guarda e destinação final desses documentos.

Nas Tabelas de Temporalidade de Documentos de Arquivo relativos à administração pública estadual, foram definidos quais documentos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento poderão ser eliminados ou destinados aos arquivos intermediários e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração que os gerou e para a sociedade.

Planos e Tabelas de Temporalidade de Documentos

Plano de Classificação de Documentos, Tabela de Temporalidade de Documentos e Índice

Código	Órgão	Normativas
10	AGEMS – Agência Estadual de Regulação de Serviços Públicos de Mato Grosso do Sul	Resolução Conjunta SAD/AGEMS nº1 de 7 de dezembro de 2022
11	FERTEL – Fundação Estadual Jornalista Luiz Chagas de Rádio e Televisão Educativa de Mato Grosso do Sul	Em Andamento
12	FCMS – Fundação de Cultura de Mato Grosso do Sul	Resolução Conjunta SAD/FCMS nº 1 de 30 de julho de 2014
13	FUNDESPORTE – Fundação de Desporto e Lazer de Mato Grosso do Sul	Resolução Conjunta SAD/FUNDESPORTE nº 1 de 19 de novembro de 2014
14	ESCOLAGOV – Fundação Escola de Governo de Mato Grosso do Sul	Resolução Conjunta SAD/ESCOLAGOV nº 1 de 5 de agosto de 2014
15	AGIOSUL – Agência Estadual de Imprensa Oficial	Resolução Conjunta SAD/AGIOSUL nº 1 de 23 de julho de 2014
16	AGEPREV – Agência de Previdência Social de Mato Grosso do Sul	Resolução Conjunta SAD/AGEPREV nº 1 de 27 de novembro de 2014
17	SEMAC – Secretaria de Estado do Meio Ambiente, do Planejamento, da Ciência e Tecnologia	Resolução Conjunta SAD/SEMAC nº 1 de 11 de junho de 2014
18	FUNDECT – Fundação de Apoio ao Desenvolvimento da Ciência e Tecnologia do Estado de Mato Grosso do Sul	Resolução Conjunta SAD/FUNDECT nº 1 de 13 de novembro de 2014
19	IMASUL – Instituto de Meio Ambiente de Mato Grosso do Sul	Resoulção Conjunta SAD/IMASUL nº 1 de 24 de julho de 2014
20	SEINFRA/SEOP – Secretaria de Estado de Infraestrutura	Resolução Conjunta SAD/SEOP nº 1 de 26 de novembro de 2014
21	AGESUL – Agência Estadual de Gestão de Empreendimentos	Resolução Conjunta SAD/AGESUL nº 1 de 1 de dezembro de 2014
22	SEHAB/SEHAC – Secretaria de Estado de Habitação	Resolução Conjunta SAD/SEHAB nº 1 de 9 de dezembro de 2016
23	AGEHAB – Agência de Habitação Popular do Estado de Mato Grosso do Sul	Resolução Conjunta SAD/AGEHAB nº 1 de 6 de junho de 2014
24	SEPROTUR – Secretaria de Estado de Desenvolvimento Agrário, da Produção, da Indústria, do Comércio e do Turismo	Resolução Conjunta SAD/SEPROTUR nº 2 de 24 de julho de 2014
25	AEM-MS – Agência Estadual de Metrologia	Resolução Conjunta SAD/AEM-MS nº 1 de 14 de maio de 2015
26	IAGRO – Agência Estadual de Defesa Sanitária, Animal e Vegetal	Resolução Conjunta SAD/IAGRO nº 4 de 6 de janeiro de 2023
27	JUCEMS – Junta Comercial do Estado de Mato Grosso do Sul	Em Andamento
28	FUNDTUR – Fundação de Turismo de Mato Grosso do Sul	Resolução Conjunta SAD/FUNDTUR nº 1 de 18 de novembro de 2014
29	AGRAER – Agência de Desenvolvimento Agrário e Extensão Rural	Resolução Conjunta SAD/AGRAER nº 2 de 27 de dezembro de 2018
30	MSMINERAIS – Empresa de Gestão de Recursos Minerais	Resolução Conjunta SAD/SEPROTUR nº 2 de 22 de julho de 2014
31	SEDHAST/SETAS – Secretaria de Estado de Direitos Humanos, Assistência Social e Trabalho	Resolução Conjunta SAD/SETAS nº 2 de 17 de julho de 2014
32	PROCON – Superintendência de Proteção e Defesa do Consumidor	Resolução Conjunta SAD/SETAS nº 4 de 20 de novembro de 2014
33	FUNTRAB – Fundação de Trabalho de Mato Grosso do Sul	Resolução Conjunta SAD/FUNTRAB nº 1 de 9 de dezembro de 2014
34	SED – Secretaria de Estado de Educação	Resolução Conjunta SAD/SED nº 2 de 28 de setembro de 2018
35	UEMS – Fundação Universidade Estadual de Mato Grosso do Sul	Resolução Conjunta SAD/UEMS nº 1 de 4 de dezembro de 2018
36	Rede Hemosul	Em Andamento
37	SES – Secretaria de Estado de Saúde	Em Andamento
38	FUNSAU – Fundação Serviços de Saúde de Mato Grosso do Sul	Resolução Conjunta SAD/FUNSAU nº 1 de 25 de set e mbro de 2014
39	SEJUSP – Secretaria de Estado de Justiça e Segurança Pública	Resolução Conjunta SAD/SEJUSP nº 3 de 18 de julho de 2018
40	PMMS – Polícia Militar do Estado de Mato Grosso do Sul	Resolução Conjunta SAD/SEJUSP/PMMS nº 1 de 29 de setembro de 2014
41	CBMMS – Corpo de Bombeiros Militar de Mato Grosso do Sul	Resolução Conjunta SAD/SEJUSP/CBMMS nº 1 de 3 de outubro de 2014
42	DGPC – Delegacia-Geral da Polícia Civil	Resolução Conjunta SAD/SEJUSP/DGPC nº 1 de 15 de agosto de 2014
43	CGP – Coordenadoria Geral de Perícias de Mato Grosso do Sul	Resolução Conjunta SAD/SEJUSP/CGP nº 1 de 20 de maio de 2014
44	AGEPEN – Agência Estadual de Administração do Sistema Penitenciário	Resolução Conjunta SAD/AGEPEN nº 1 de 1 de novembro de 2018
45	DETRAN – Departamento Estadual de Trânsito de Mato Grosso do Sul	Resolução Conjunta SAD/DETRAN nº 1 de 7 de outubro de 2014
46	MSGÁS – Companhia de Gás do Estado de Mato Grosso do Sul	Em Andamento
47	SEFAZ – Secretaria do Estado de Fazenda	Resolução Conjunta SAD/SEFAZ nº 4 de 7 de agosto de 2017
48	CIOPS – Centro Integrado de Operações de Segurança	Resolução Conjunta SAD/SEJUSP nº 2 de 25 de outubro de 2017
49	SECC – Secretaria de Estado de Cultura e Cidadania	Em Andamento
50	SEMAGRO – Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Desenvolvimento Econômico, Produção e Agricultura Familiar	Resolução Conjunta SAD/SEMAGRO nº 1 de 26 de maio de 2022
51	SEPAF – Secretaria de Estado de Produção e Agricultura Familiar	Em Andamento
52	SANESUL – Empresa de Saneamento de Mato Grosso do Sul Sociedade Anônima	Resolução Conjunta SAD/SANESUL nº 1 de 13 de julho de 2017
53	CGE – Controladoria-Geral do Estado de Mato Grosso do Sul	Resolução Conjunta SAD/CGE nº 1 de 2 de junho de 2022

Ações da Gestão Documental

Guia para Mensuração de Acervos

Manual de Normas e Procedimentos de Gestão de Protocolo

Termos e formulários

Notícias relacionadas

Contato

Responsável

Coordenadoria de Gestão Documental – Superintendência de Patrimônio, Gestão Documental e Frotas

Telefone

(67) 3318-1408

E-mail

cgdoc@sad.ms.gov.br

Endereço

Avenida Desembargador José Nunes da Cunha s/n – Bloco 1 – Parque dos Poderes – CEP.: 79031-310

Abrir mapa

Cidade

Campo Grande

Compartilhe: