Campo Grande (MS) – Para buscar uma organização sistêmica da produção, avaliação, organização e destinação dos documentos junto aos órgãos e entidades estaduais, o Governo de Mato Grosso do Sul, por meio da Secretaria de Estado de Administração e Desburocratização, está implementando o projeto Gestão Documental com o objetivo de proporcionar à administração pública estadual maior eficácia na realização de suas atividades.

Para isso, uma série de ações coordenadas pela Superintendência de Gestão Documental vem sendo desenvolvidas pela administração. Uma delas é o sistema de automação de temporalidade de documentos, idealizado por três servidores efetivos da Iagro, a Agência Sanitária de Defesa Animal e Vegetal do Estado, com objetivo de analisar a massa documental produzida pelo órgão, aplicar códigos identificadores aos tipos de documentos existentes e auxiliar na gestão do ciclo existencial dos mesmos, desde a sua produção até o cumprimento de sua finalidade nas fases.

A iniciativa, que vem produzindo grandes resultados na entidade, chamou atenção do secretário de Administração e Desburocratização, Carlos Alberto de Assis, que em contato com o diretor-presidente da instituição, Luciano Chiochetta, chamou os servidores Wagner Silveira Vieira, que desenvolveu o sistema, em conjunto com as servidoras responsáveis pela parte de abastecimento de informações, Marina Bacha e Vanilde Rodrigues da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos da Iagro, além da Superintendente de Gestão Documental da SAD, Doralice Martins e representantes do SGI para uma apresentação mais aprofundada.

Idealizado com a tecnologia Acess, batizado de TEMPDOC e ativo desde o mês de julho, o sistema torna mais eficiente os procedimentos de eliminação e manutenção dos documentos de guarda permanente, automatizando todo o processo que antes ocorria de forma manual. Para o diretor da Iagro, Luciano Ciochetta, a iniciativa dos servidores através da criação de uma nova ferramenta, além de modernizar as atividades do órgão, permite uma integração dos gestores que controlam esse tipo de documentação em Campo Grande e no interior. “Formamos uma rede para a utilização desse sistema, e, quando um deles dá o comando em um documento, automaticamente todos os outros gestores recebem a notificação”, explica ao comentar que a integração dos gestores diretos tem sido fundamental para a celeridade do trabalho que a instituição oferece hoje ao cidadão.

Para o secretário de Administração e Desburocratização, Carlos Alberto de Assis são iniciativas desta natureza que devem ser valorizadas pela administração. “Olhem só, três servidores que detectaram uma falha, correram atrás de uma solução e criaram um sistema que automatizou todo o trâmite da temporalidade de documentos, que na prática obedece uma série de procedimentos legais, mas sempre com roteiro específico. É isso que esperamos do nosso servidor: atitude, comprometimento, proatividade”, definiu Assis, completando que  o objetivo da administração será ampliar a utilização desse sistema em todos os órgãos e entidades do governo estadual padronizando a sistemática da temporalidade de documentos.

Rejane Monteiro, da Assessoria de Comunicação da SAD