Campo Grande (MS) – Para garantir maior eficiência e transparência na gestão e acesso dos documentos de órgãos e entidades estaduais, o Governo de Mato Grosso do Sul, por meio da Secretaria de Estado de Administração e Desburocratização (SAD), através da Superintendência de Gestão Documental, iniciou o processo de organização da massa documental do Estado. A medida, que deve gerar uma economia de 3,5 milhões aos cofres estaduais, pretende reduzir cerca em 60% a documentação acumulada.

Responsável pela aplicabilidade do projeto, a superintendente de Gestão Documental, Doralice Martins, explica que o trabalho foi iniciado com a avaliação documental de empresas desestatizadas pela administração pública a exemplo do Previsul e Empaer e autarquias em processo de extinção como a Agrosul e Prodasul.

Segundo Doralice o trabalho está sendo executado em etapas. “Nesse primeiro momento, a equipe separa toda a documentação que contém valor probatório, dos documentos elimináveis que já cumpriram os valores administrativos, fiscal e legal, conforme os prazos definidos na tabela de temporalidade. “Nosso objetivo é reduzir 60% da documentação armazenada. É um trabalho minucioso que envolve conhecimento técnico e de legislação”, define. Na sequência a equipe realizará a identificação e organização dessa massa documental que permanecerá arquivada.

A medida ainda vai permitir aos cofres públicos uma economia de R$ 3,5 milhões, referentes ao pagamento dos serviços de uma empresa terceirizada para realização do projeto, já que todo o processo está sendo executado por servidores estaduais.

Para o secretário de Administração e Desburocratização, Carlos Alberto de Assis, o Governo de Mato Grosso do Sul sai na frente com o cumprimento da Lei n. 8.159, de oito de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos. “Valorizar a massa documental é valorizar as peças que contam o desenvolvimento econômico e social do nosso estado. É mais uma ação que reflete o compromisso do nosso Governo de modernizar, sistematizar e tornar transparente os atos da gestão pública”, diz.

Com a ação, o Governo pretende eliminar 20 mil caixas arquivo contendo cerca de cinco milhões de espécies documentais, mas o grande benefício do projeto é a organização do arquivo documental do Estado e a digitalização de algumas peças documentais, que poderão oferecer ao servidor e à população o acesso de forma rápida e fácil aos documentos.

Rejane Monteiro – Comunicação SAD