Campo Grande (MS) – Seguindo a risca o planejamento do Governo do Estado em desburocratizar processos, e com uma meta de reduzir 30% da massa documental do Estado em 2016, a Superintendência de Gestão Documental (SGD) vinculada a Secretaria de Administração e Desburocratização (SAD) tem utilizado a tecnologia a seu favor para capacitar servidores que farão o levantamento da massa documental acumulada para posterior eliminação ou arquivamento dentro da legislação vigente.
Nos dias 4 e 5 de maio, a superintendente da SGD e especialista em Gestão Pública Doralice Martins, ministrou treinamento de capacitação por meio de videoconferência para 1,2 mil servidores da Educação. “Utilizando a tecnologia a nosso favor conseguimos em tempo real capacitar servidores de 360 escolas de Campo Grande e do Interior do Estado, além da otimização de tempo e recursos” explica Doralice.
Para garantir a eficiência do treinamento, a superintendente explica que foi necessário dividir a capacitação em quatro etapas. “Todos estão muito empenhados nesta missão, e como são muitas pessoas, nós dividimos em quatro grupos, a fim de conseguir esclarecer todas as dúvidas e atingir o objetivo de ampliar o numero de pessoas capacitadas para realizar esse levantamento em todo Estado” afirma a superintendente.
Nos dois dias de treinamento por videoconferência, o Estado habilitou 1,2 mil servidores da educação para a forma correta de aplicar a tabela de temporalidade nos documentos existentes nas escolas, como levantar esse diagnóstico, e sobre planos de classificação.
O titular da pasta de Administração Carlos Alberto de Assis destaca a importância de trabalhar seguindo as normas da política de descarte. “O Governo de Mato Grosso do Sul passa por um período de modernização. No que se refere à documentação e arquivos do Estado, estamos trabalhando de acordo com Lei n. 8.159, que trata da política nacional de arquivos públicos. Trabalhando em conformidade com a lei, vamos conseguir eliminar o que não serve mais e preservar o que for importante para a história do nosso Estado” pontua Assis.
O processo de organização da massa documental do Estado teve inicio em 2015, com a avaliação e eliminação de 14 milhões de folhas de arquivo, referente a 47% de espécies documentais existentes nos depósitos da administração Estadual.
Mireli Obando / SAD
