Publicado em 05 abr 2016 • por Laiana Horing Nantes •
Campo Grande (MS) – A Superintendência de Gestão Documental (SGD) vinculada a Secretaria de administração e Desburocratização (SAD) realizou na manhã desta terça-feira (5) a capacitação dos gestores que farão o levantamento da massa documental acumulada nos órgãos e entidades de Mato Grosso do Sul.
O encontro reuniu membros das comissões setoriais de avaliação de documentos que atuam na administração direta e indireta do executivo estadual para as orientações sobre Legislação, espécie documental, identificação e diagnostico critérios de mensuração de acervos, avaliação documental, e os procedimentos legais para eliminação de documentos.
Secretário de Administração responsável pela meta de redução da massa documental no Estado
Com a meta de reduzir 30% da massa documental do Estado em 2016, o secretário de administração Carlos Alberto de Assis destaca a importância de trabalhar seguindo as normas da política de descarte. “O Governo de Mato Grosso do Sul sai na frente com o cumprimento da Lei n. 8.159, que trata da política nacional de arquivos públicos. Devemos ter cuidado com a documentação do Estado, preservando a história de Mato Grosso do Sul sem ocupar muito espaço” pontua Assis, destacando ainda que a tendência do Governo é passar pra era digital deixando de acumular papel.
Para a especialista em Gestão Pública e superintendente de Gestão Documental da SAD, Doralice Martins, a documentação acumulada nos órgãos e entidades de Mato Grosso do Sul, é composta por documentos elimináveis de imediato, sem valor administrativo, técnico, legal ou histórico e também por documentos de valor permanente que interessam a pesquisa e devem ser guardados para sempre.
Doralice Martins, Superintendente de Gestão Documental
“Esse trabalho que iniciamos na SAD em 2015 e temos como meta aplicar em todo Estado, é inédito. São 38 anos de espécies documentais acumuladas em arquivos. O primeiro passo é o diagnóstico, seguido de avaliação e posterior descarte. Dessa forma é possível otimizar recursos humanos e espaço físico” conclui a superintendente.
Em 60 dias coordenadores das comissões setoriais devem apresentar o diagnóstico do levantamento a ser realizado em todos os órgãos e entidades do poder executivo estadual da Capital e do interior do Estado.
O processo de organização da massa documental do Estado teve inicio em 2015, com a avaliação e eliminação de 14 milhões de folhas de arquivo, referente a 47% de espécies documentais existentes nos depósitos da administração Estadual.
Mireli Obando – Assessoria de Comunicação SAD