Mudança sistêmica ocorrerá a partir de janeiro de 2021
O Sistema de Protocolo Integrado (SPI), utilizado na execução das atividades pertinentes à abertura, operacionalização e movimentação de documentos do Poder Executivo Estadual, será substituído pelo e-DOCMS – Módulo Protocolo a partir de janeiro de 2021.
De acordo com a Secretaria de Estado de Administração e Desburocratização (SAD), a substituição para este novo sistema faz parte da premissa de modernização do Estado, tendo em vista a futura transformação digital na área de gestão de documentos.
Para orientar todos os servidores que atuam com processos administrativos sobre as normas, regras e os procedimentos técnicos, a SAD, por meio da Fundação Escola de Governo (Escolagov) disponibilizará, a partir de segunda-feira (23), um curso à distância com 40 horas/aula sobre a parte conceitual do sistema no Portal do Aluno.
Em conformidade com a legislação estadual e os conceitos doutrinários aplicados à prática administrativa dos serviços de protocolo, o curso “Normas e Procedimentos de Gestão de Protocolo” abordará sobre os procedimentos processuais, como: gestão documental; legislação; conceitos; atuação de processos; encerramento e abertura de volumes; juntada por anexação e apensação; desentranhamento e desmembramento; reconstituição de processo; arquivo; desarquivamento e empréstimo.
A substituição sistêmica será instituída por Decreto, que terá como parte integrante um manual composto pelo conteúdo do curso e um glossário em termos arquivísticos e de protocolo para guiar os servidores em casos de dúvidas referentes a execução de algum procedimento.
Com os novos processos técnicos e administrativos será possível normatizar e padronizar os termos utilizados nos procedimentos processuais e as formas de produção documental com confiabilidade, autenticidade e acesso contínuo, além de garantir a organização e a preservação dos documentos.
“Essa modernização proporcionará a mudança de uma cultura de 41 anos, já que ainda trabalhamos em conformidade com o Decreto nº 39, de 1º de janeiro de 1979, o que permitirá ainda que conceitos e terminologias sejam empregadas da forma correta”, destacou Doralice Martins, coordenadora especial de Gestão Documental da SAD.
Os próximos passos serão a publicação do Decreto sobre a instalação do novo sistema e a regulamentação do manual de normas e procedimentos de gestão de protocolo para a Administração Pública do Executivo do Estado de Mato Grosso do Sul, bem como, a abertura do curso prático “e-DOCMS – Módulo Protocolo” na segunda quinzena de dezembro para apresentar a funcionalidade da ferramenta.
Ana Letícia Gaúna, SAD