Campo Grande (MS) – Imagine uma sala que armazena há quase duas décadas, toneladas de documentos que em todo esse tempo nunca foram mexidos. A Superintendência de Gestão Documental (SGD) vinculada a Secretaria de Administração e Desburocratização (SAD) iniciou na última terça-feira (7) o trabalho de avaliar toda a documentação do Instituto da Previdência de Mato Grosso do Sul (Previsul) extinto há 16 anos.

Servidor utilizando equipamentos de segurança individual.

Todo esse tempo de guarda dos documentos no depósito da Agência de Previdência Social de Mato Grosso do Sul (Ageprev) resultou em arquivos extremamente deteriorados quase sem condições de manuseio, conforme explica a superintendente de Gestão Documental, Doralice Martins. “Na visita técnica que antecede os trabalhos de avaliação, constatamos a situação precária desses documentos. Muita sujeira, mofo, e até contaminados por pesticidas utilizados em outras épocas para combater o ataque de insetos e ratos. Nesses casos específicos, a legislação recomenda o uso de equipamentos especiais de manuseio” afirma a superintendente.

Para dar continuidade ao processo de redução da massa documental existente e garantir a preservação da saúde do servidor, o Governo do Estado por meio da SAD e Ageprev, adquiriu equipamentos de segurança individual, composto por luvas de couro cano longo, macacão de segurança, jaleco, óculos de proteção, botas de borracha e respirador semifacial, que previnem reações alérgicas ou outros problemas de saúde que possam ser ocasionados pela manipulação desses documentos.

Carlos Alberto de Assis, titular da pasta de Administração do Governo Estadual. 

O secretário de Administração e Desburocratização Carlos Alberto de Assis, destaca que a redução de arquivos acumulados nos órgãos públicos faz parte do processo de modernização da maquina pública. “A gestão documental é um trabalho minucioso, delicado, porque ao mesmo tempo em que precisamos eliminar pra liberar espaço devemos ter cuidado com a documentação do Estado. E nós temos dentro do Governo uma superintendência especializada em gestão documental que trabalha em conformidade com a legislação que trata da politica nacional de arquivos públicos” pontua o titular da SAD destacando que a tendência do Governo é passar pra era digital deixando de acumular papel.

O procedimento de avaliação para posterior eliminação desses documentos dá sequencia as ações de Governo do Estado que tem como uma de suas metas para este ano, eliminar 30% da massa documental existente no Estado.

Economia

Além da execução, a Superintendência de Gestão Documental é responsável por ministrar palestras e cursos de capacitação nas instituições e órgãos vinculados ao Governo do Estado, com objetivo de qualificar servidores para realizar a gestão de documentos nos locais onde atuam. Ao todo 2.041 gestores já receberam treinamento sobre legislação, espécies documentais, identificação e diagnóstico, critérios de mensuração de acervos, avaliação documental, e os procedimentos legais para eliminação de documentos de acordo com a tabela de temporalidade.

“A avaliação documental deve ser parte da rotina das instituições. Além de evitar o acumulo de documentos e disponibilizar espaço físico, o Estado deixa de gastar com empresas terceiradas que cobrariam milhões para fazer a gestão documental” classifica a superintendente de Gestão Documental e especialista em Gestão Pública Doralice Martins.

Em 2015 foram eliminadas 14 milhões de espécies documentais existentes nos depósitos da administração estadual, gerando uma economia de aproximadamente 3,5 milhões aos cofres públicos, resultado de um trabalho desempenhado em sua totalidade por servidores públicos.

Mireli Obando da Assessoria de Comunicação da SAD / Fotos: David Majella