O Governo de Mato Grosso do Sul, por meio das Secretarias de Estado de Administração e Desburocratização (SAD) e de Cidadania e Cultura (Secic), institui por meio do Decreto nº 15.876, de 21 de fevereiro de 2022, a regulamentação da Política de Gestão de Documentos e Arquivos dos órgãos e das entidades da Administração Direta e Indireta do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso do Sul.

De acordo com o decreto, a finalidade é estabelecer princípios e diretrizes para a gestão de documentos e arquivos, com vistas à produção, à preservação e ao acesso a documentos públicos.

A Gestão de Documentos de Arquivo da Administração Pública está sob a responsabilidade da Coordenadoria Especial de Gestão de Documentos da Secretaria de Administração e Desburocratização em conjunto com o Arquivo Público Estadual de Mato Grosso do Sul, com a finalidade de propor, acompanhar e coordenar a execução da política estadual de arquivos.

Segundo Doralice Martins, coordenadora Especial de Gestão de Documentos da Secretaria de Administração e Desburocratização, o governo de Mato Grosso do Sul já iniciou a produção de documentos no formato digital, chamado nato digital. "Estamos no processo de transformar em Estado digital, o objetivo é não produzir mais papel e tornar o acesso às informações mais simples e com responsabilidade na preservação dessa informação digital", destacou.

Ainda conforme a publicação, a gestão documental e a proteção especial dos documentos de arquivos são instrumentos de apoio à administração pública, à cultura, ao desenvolvimento educacional e científico, elementos de prova e informação das atividades efetuadas para a efetividade dos direitos e garantias dos cidadãos.

Fundamentação

A iniciativa está fundamentada nos artigos 216 da Constituição Federal (compete à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e adotar as providências para possibilitar a sua consulta a quem dela precisar); no artigo 1º da Lei Federal nº 8.159/91 (que versa sobre o dever do poder público de fazer essa gestão e proteger documentos e arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação); e no Decreto n.13.358 que constitui a Comissão Central de Avaliação de Documentos para a elaboração do Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade dos documentos das atividades-meio do Poder Executivo do Estado.

Assinado pelo governador Reinaldo Azambuja e pelos secretários Ana Nardes (SAD) e João César Matto Grosso (Secic), o decreto foi publicado na edição n. 10.763 do Diário Oficial do Estado no dia 22 de fevereiro. Para acessar o documento na íntegra, clique aqui, páginas 3 a 10.