Com processo de organização da massa documental, Governo elimina 14 milhões de folhas de arquivo

Categoria: Eficiência | Publicado: quinta-feira, dezembro 17, 2015 as 10:12 | Voltar

Campo Grande (MS) – Depois de 38 anos de criação, o Governo de Mato Grosso do Sul iniciou em 2015, o processo de organização da massa documental do Estado. A meta, estabelecida no início do ano de reduzir em 20% as espécies documentais arquivadas nos depósitos da administração seguindo a Tabela de Temporalidade de Documentos foi cumprida com êxito pela Superintendência de Gestão Documental, departamento vinculado a Secretaria de Administração e Desburocratização.

Além de eliminar 47% da massa documental acumulada, economizando cerca de R$ 3,5 milhões, valor que seria pago a uma empresa terceirizada para executar o serviço, que está conduzido em sua totalidade por servidores estaduais, a Superintendência de Gestão Documental promoveu a capacitação de 520 servidores.

Com a aplicação dos prazos definidos na Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), o Estado eliminou 14.397 caixas, que corresponde a 14 milhões de folhas de arquivo. O trabalho de análise e posteriormente eliminação está sendo realizado pelos servidores da Superintendência de Gestão Documental, em conjunto com os órgãos e entidades. Para aplicação da Tabela é feito um levantamento de toda documentação produzida pelo Estado, e em seguida as comissões definem os prazos de arquivamento ou eliminação desses documentos.

IMG_3832_1024

Somente na SAD houve eliminação de 540 caixas de arquivo, que totaliza 540 mil folhas de papel, que estavam armazenadas nos setores de RH, Gestão Financeira, Licitação, Administração e Patrimônio da Secretaria. Do arquivo geral da Secretaria de Administração 5.293 processos foram analisados, e após aplicação da tabela de temporalidade apenas 25% continuaram arquivados.

Para a responsável pela Superintendência de Gestão Documental Doralice Martins, é um trabalho minucioso e de extrema importância. “Com a aplicação da TTD nos arquivos do Governo do Estado, ganhamos espaço físico, eficiência, rapidez e celeridade no trabalho que oferecemos à população. Todos ganham” observa a superintendente.

Titular da pasta, o secretário de Administração e Desburocratização, Carlos Alberto de Assis, o Governo de Mato Grosso do Sul sai na frente com o cumprimento da Lei n. 8.159, de oito de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos. “Valorizar a massa documental é valorizar as peças que contam o desenvolvimento econômico e social do nosso estado. É mais uma ação que reflete o compromisso do nosso Governo de modernizar, sistematizar e tornar transparente os atos da gestão pública”, diz.

entrevista TVE

Secretário de Administração e Desburocratização, Carlos Alberto de Assis

Também foram analisadas 28 mil caixas de arquivo de empresas desestatizadas pela administração pública, a exemplo Empaer, Agrosul, e Previsul, e que estão sob custódia da SAD. Neste caso houve eliminação de quatro mil caixas, uma média de quatro milhões de folhas de arquivo.

IMG_3846_1024

O processo está sendo executado por servidores do Estado, permitindo uma economia de R$ 3,5 milhões aos cofres públicos, valor que seria pago a uma empresa terceirizada para execução do projeto.

Capacitação

Para a aplicação correta da Tabela de Temporalidade de Documentos nos órgãos e entidades da Capital e do Interior do Estado, a equipe da Superintendência de Gestão Documental realizou diversos cursos de capacitação. No total, 520 servidores receberam o treinamento da correta utilização de instrumentos da gestão documental, plano de classificação e tabelas de temporalidade.

 

Publicado por: Raquel dos Passos

Utilizamos cookies para permitir uma melhor experiência em nosso website e para nos ajudar a compreender quais informações são mais úteis e relevantes para você. Por isso é importante que você concorde com a política de uso de cookies deste site.