Campo Grande (MS) – Depois de 38 anos de criação, o Governo de Mato Grosso do Sul iniciou em 2015, o processo de organização da massa documental do Estado. A meta, estabelecida no início do ano de reduzir em 20% as espécies documentais arquivadas nos depósitos da administração seguindo a Tabela de Temporalidade de Documentos foi cumprida com êxito pela Superintendência de Gestão Documental, departamento vinculado a Secretaria de Administração e Desburocratização.
Além de eliminar 47% da massa documental acumulada, economizando cerca de R$ 3,5 milhões, valor que seria pago a uma empresa terceirizada para executar o serviço, que está conduzido em sua totalidade por servidores estaduais, a Superintendência de Gestão Documental promoveu a capacitação de 520 servidores.
Com a aplicação dos prazos definidos na Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), o Estado eliminou 14.397 caixas, que corresponde a 14 milhões de folhas de arquivo. O trabalho de análise e posteriormente eliminação está sendo realizado pelos servidores da Superintendência de Gestão Documental, em conjunto com os órgãos e entidades. Para aplicação da Tabela é feito um levantamento de toda documentação produzida pelo Estado, e em seguida as comissões definem os prazos de arquivamento ou eliminação desses documentos.
Somente na SAD houve eliminação de 540 caixas de arquivo, que totaliza 540 mil folhas de papel, que estavam armazenadas nos setores de RH, Gestão Financeira, Licitação, Administração e Patrimônio da Secretaria. Do arquivo geral da Secretaria de Administração 5.293 processos foram analisados, e após aplicação da tabela de temporalidade apenas 25% continuaram arquivados.
Para a responsável pela Superintendência de Gestão Documental Doralice Martins, é um trabalho minucioso e de extrema importância. “Com a aplicação da TTD nos arquivos do Governo do Estado, ganhamos espaço físico, eficiência, rapidez e celeridade no trabalho que oferecemos à população. Todos ganham” observa a superintendente.
Titular da pasta, o secretário de Administração e Desburocratização, Carlos Alberto de Assis, o Governo de Mato Grosso do Sul sai na frente com o cumprimento da Lei n. 8.159, de oito de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos. “Valorizar a massa documental é valorizar as peças que contam o desenvolvimento econômico e social do nosso estado. É mais uma ação que reflete o compromisso do nosso Governo de modernizar, sistematizar e tornar transparente os atos da gestão pública”, diz.
Secretário de Administração e Desburocratização, Carlos Alberto de Assis
Também foram analisadas 28 mil caixas de arquivo de empresas desestatizadas pela administração pública, a exemplo Empaer, Agrosul, e Previsul, e que estão sob custódia da SAD. Neste caso houve eliminação de quatro mil caixas, uma média de quatro milhões de folhas de arquivo.
O processo está sendo executado por servidores do Estado, permitindo uma economia de R$ 3,5 milhões aos cofres públicos, valor que seria pago a uma empresa terceirizada para execução do projeto.
Capacitação
Para a aplicação correta da Tabela de Temporalidade de Documentos nos órgãos e entidades da Capital e do Interior do Estado, a equipe da Superintendência de Gestão Documental realizou diversos cursos de capacitação. No total, 520 servidores receberam o treinamento da correta utilização de instrumentos da gestão documental, plano de classificação e tabelas de temporalidade.