Para garantir a preservação de documentos públicos, liberar espaço físico e dar destino adequado a materiais com prazo de guarda expirado, a Coordenadoria de Gestão Documental do Estado trabalhou nos últimos meses, na avaliação 3.299 documentos públicos. Com o trabalho, 2.076 documentos foram encaminhados à Ageprev (Agência de Previdência de Mato Grosso do Sul), 651 arquivados e 572 eliminados. O lote avaliado, refere-se ao período de 1979 e 1983 e pertence ao acervo documental da Secretaria.

“O plano de avaliação de documentos é uma etapa indispensável para a eficácia da gestão documental”, expõe a Coordenadora da CGD, Doralice Martins, ao destacar que os procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos estão previstos em lei.

Segundo Dora, ao atender a legislação na área, o Estado consolida a política de gestão e proteção especial a documentos e a utiliza como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e também como elementos de prova.

“A informação é uma ferramenta poderosa e essencial para as organizações públicas, e não pode ser dissociada da gestão da documentação, pois manter os arquivos organizados corretamente significa manter a informação organizada e à disposição das instituições e da sociedade”, elenca a coordenadora ao reforçar a importância da política de gestão de documentos do Estado.

Para o trabalho, servidores da Coordenadoria de Gestão Documental utilizaram equipamentos de segurança. A utilização de máscaras e luvas visa garantir a integridade da saúde dos servidores que ao desempenhar o trabalho, ficam expostos a documentos guardados por muito tempo, com eventual poeira e cheiro forte.

 Elaine Paes, Secretaria de Estado de Administração e Desburocratização (SAD)